Vom Monolith zum Best of Breed - was müssen Unternehmen beim Wechsel beziehungsweise bei der Auswahl eines ERP-Systems beachten?

Christian Hoffmann erklärt im Interview mit Fabian Beck, was das ERP der Zukunft benötigt und warum sich Unternehmen bereits heute schon Gedanken dazu machen sollen, an wen sie sich binden.

Die ERP-Landschaft hat sich in den letzten 10 Jahren grundlegend gewandelt. Es sind neue ERP-Anbieter in den Markt eingetreten, die neue, flexiblere Lösungen zulassen. Was bieten sie den Unternehmen und worauf sollten Unternehmer bei der Auswahl oder dem Wechsel des ERP-Systems achten?

Inwiefern hat sich der ERP Markt in den letzten 10 Jahren verändert?

Bei den ERP-Anbietern gibt es die grossen Monolithen, die sehr viele Module unter einem Dach vereinen. Vom Webshop, über die Warenwirtschaft bis zur Finanzbuchhaltung bieten sie alles aus einer Hand. Sie besitzen einen unglaublichen Funktionsumfang, sind aber technologisch leider outdated.

Und auf der anderen Seite gibt es die jüngeren ERP-Anbieter, die kaum Funktionalität mit sich bringen, aber extrem modern und fancy sind. Sie achten darauf, dass sie moderne API (Schnittstellen) zur Verfügung stellen und sich somit einfach in individuelle Lösungen integrieren können.

Welche Auswirkungen hat das auf Unternehmen, die heute ein neues ERP-System auswählen?

Geschäftsprozesse können sich in kurzer Zeit stark verändern. Unternehmen optimieren Abläufe, um sich Wettbewerbsvorteile zu verschaffen, und sollten dabei nicht durch starre Informationstechnologien ausgebremst werden. Ein ERP-System muss Veränderungen effizient abbilden können.

Viele ältere ERP-Programme lassen sich nur mühsam mit "Fremdsoftware" integrieren, was flexible Anpassungen erschwert. Unternehmen sollten daher darauf achten, dass ihre Systeme modular und erweiterbar sind, sodass sie sich in ein modernes Ökosystem integrieren lassen. Dieses sollte nachhaltig gepflegt, aber auch anpassungsfähig bleiben.

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es und was sind ihre Vorteile?

• Funktionsbasierte Systeme bieten viele einzelne Funktionen, aber wenig Struktur – ähnlich wie Excel. Die Entwickler geben die Funktionalität und den Ablauf eines Prozesses weitgehend vor. Änderungen oder Individualisierungen sind nur mit hohem Programmieraufwand möglich.

  
  

• Prozessorientierte Systeme hingegen führen den Nutzer durch definierte Workflows. Die Nutzer werden also durch das System Schritt für Schritt angeleitet und Abweichung in der Prozessfolge können ausgeschlossen werden. Nicht nur neue Mitarbeitende finden sich deshalb sehr schnell zurecht. Das verhindert Fehler. Falls Innovationen erforderlich sind, lassen sich Prozesse mit wenigen Konfigurationen anpassen. Das trägt zu höherer Effizienz, Qualitätssicherung und Motivation der Mitarbeitenden bei. Für Unternehmen mit einer hohen Fluktuation ist eine geführte, intuitive Bedienung entscheidend für Effizienz.

Wie entstehen Insellösungen und warum sollten sie unbedingt vermieden werden?

Insellösungen sind in sich geschlossene Systeme, die unabhängig von anderen IT-Systemen arbeiten und nur eingeschränkte oder gar keine Schnittstellen bieten.

Beispiel: Dies entsteht, wenn ein Unternehmen ein ERP-System für die Finanzbuchhaltung, aber eine andere Software für das Bestellwesen und die Lagerverwaltung verwendet. Die verschiedenen Systeme kommunizieren nur eingeschränkt miteinander, und bei jedem Datenaustausch müssen manuell Schnittstellen erstellt oder Daten händisch übertragen werden. Das erfordert einen zusätzlichen Arbeitsaufwand und kann zu Fehlern und Inkonsistenzen fehlen. Zudem ist es schwierig, wenn Prozesse oder Systeme angepasst werden müssen, eine kohärente Lösung zu schaffen, da jedes System isoliert arbeitet.

Welche Probleme verursachen Insellösungen?

• Daten-Silos: Informationen können nicht einfach zwischen Abteilungen oder Systemen geteilt werden.

• Hoher Wartungsaufwand: Jede Insellösung erfordert eigene Pflege und Anpassungen, was teuer und zeitaufwendig ist.

• Mangelnde Flexibilität: Unternehmen können nicht schnell auf Veränderungen reagieren.

• Doppelte Datenhaltung: Daten müssen oft manuell in verschiedene Systeme eingegeben werden, was Fehler begünstigt.

• Eingeschränkte Automatisierung: Prozesse lassen sich nicht über verschiedene Systeme hinweg automatisieren.

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Unternehmen auf ein integriertes ERP-System oder ein modulares Ökosystem setzen, bei dem die verschiedenen Softwarelösungen nahtlos miteinander verbunden sind, würde diese Probleme vermeiden und zu führen.

Was ist ein modulares Ökosystem?

Um zwei Business Software Programme miteinander zu verbinden, benötigt es eine Schnittstelle. Diese wurde früher oft direkt zwischen zwei Systemen erstellt. Damit Unternehmen die besten Module von verschiedenen Herstellern nutzen können, benötigt es eine Vielzahl von Schnittstellen.

Deshalb müssen sie Teil einer flexiblen Architektur sein, die alle Systeme miteinander verbindet, um Insellösungen und schwer wartbare Strukturen zu vermeiden.

Ein Beispiel: Traditionell würde man eine Schnittstelle zwischen einem Webshop und einem ERP bauen und eine zweite zwischen der Kasse und dem ERP. Mit der Zeit kommen jedoch neue Systeme mit unterschiedlichen Technologien hinzu, was das System komplex macht.

Ein modernes Schnittstellen-Framework verbindet stattdessen alle Systeme zentral und sorgt für eine bessere Steuerung und Anpassbarkeit.

Dafür gibt es zwei unterschiedliche Arten von Softwarelösungen No-Code- und Low-Code-Plattformen:

• No-Code-Plattformen ermöglichen es, Prozesse grafisch mit vorgefertigten Bausteinen zu gestalten, sodass auch Nicht-Entwickler einfache Workflows erstellen können.

• Low-Code-Plattformen sind für Entwickler optimiert. Sie ermöglichen eine schnellere und kostengünstigere Softwareentwicklung, da weniger manuelle Programmierung erforderlich ist.

Gerade bei ERP-Anpassungen sind Low-Code-Plattformen effizient, da Sonderprogrammierungen schneller umgesetzt werden können.

Welche Rolle spielen diese Low-Code Plattformen in der Praxis?

Software verändert sich ständig. Früher wurden Schnittstellen einmal entwickelt und liefen theoretisch unbegrenzt, in der Praxis jedoch wurden Systeme geändert, und Schnittstellen funktionierten nicht mehr. Heute setzen Unternehmen auf flexible Plattformen, die Systeme laufend aktualisieren und effizient verbinden.

Wie entstehen zukunftssichere ERP-Systeme?

Unsere Dienstleistung besteht darin, Low-Code-Plattformen zu konfigurieren und Schnittstellen zu warten. Durch diese flexiblen Ökosysteme sparen Unternehmen Zeit und Geld, weil Anpassungen schneller vorgenommen werden können. Anstatt ein komplettes System umzubauen, werden gezielt nur einzelne Schnittstellen ausgetauscht. So laufen die Prozesse nahtlos weiter.

Worauf sollten Unternehmen beim Wechsel eines ERP-Systems achten?

Viele Unternehmen nutzen veraltete ERP-Systeme, die zwar leistungsfähig sind, aber nicht flexibel genug für die Zukunft. Wer vor einem Wechsel steht, sollte auf modulare Ökosysteme statt monolithische Systeme setzen. Ein ERP muss nicht eine Komplettlösung sein, sondern sich durch spezialisierte Software wie CRM- oder Webshop-Systeme erweitern lassen.

Anstatt eines einzigen ERP-Systems ergibt sich eine Kombination aus verschiedenen Softwarelösungen, die optimal zusammenarbeiten und neue Technologien leichter integrieren. So vermeiden Unternehmen den regelmässigen, aufwändigen Austausch ihres gesamten Systems.

Sind modulare Ökosysteme in Zukunft die besten ERP-Systeme?

Wir empfehlen Unternehmen, keine monolithischen ERP-Systeme mehr einzusetzen, sondern auf ein flexibles Ökosystem aus spezialisierten Softwarelösungen zu setzen. Dabei ist es wichtig, weder vom ERP-System noch von der Low-Code-Plattform abhängig zu sein. Jedes System sollte austauschbar sein – sei es das ERP selbst oder die Middleware, die als Schnittstellenplattform dient.

Wichtige Kernprozesse sollten nicht in ein einzelnes ERP integriert werden. Stattdessen sind spezialisierte Lösungen wie Salesforce oder moderne Kassensysteme oft leistungsfähiger.

Müssen sich Unternehmen vom Gedanken des "ERP-Alleskönners" trennen?

Ja. Unternehmen müssen sich von der Vorstellung verabschieden, dass eine Software alles abdecken kann. Ein System, das ERP, Dokumentenmanagement und Webshop in einem vereint, wird unflexibel und schwer zu warten. Jedes System sollte seine spezifische Aufgabe haben, um langfristige Flexibilität zu gewährleisten und Abhängigkeiten von Anbietern zu vermeiden.

Was ist der häufigste Fehler bei ERP-Projekten?

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung der internen Beteiligung. Ein erfolgreicher ERP-Wechsel erfordert aktives Engagement der internen Prozessverantwortlichen. Unternehmen müssen ihre Prozesse genau kennen, priorisieren und gegebenenfalls neu gestalten. Wer sich nicht aktiv einbringt, riskiert teure Fehlentscheidungen und eine gescheiterte Implementierung.

Fazit: Die Wahl eines ERP-Systems ist heute komplexer denn je.

Während klassische monolithische ERP-Lösungen zwar umfassende Funktionen bieten, aber technologisch veraltet sind, setzen moderne Anbieter auf Flexibilität und Schnittstellenfähigkeit. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ein System zu wählen, das mit ihren Geschäftsprozessen mitwächst und nicht durch starre Strukturen ausgebremst wird.

Modulare Ökosysteme bieten hierfür die beste Lösung: Statt einer einzelnen Software, die alles abdecken soll, arbeiten spezialisierte Systeme optimal zusammen. Entscheidend ist eine durchdachte Integration über flexible Schnittstellen, idealerweise über Low-Code-Plattformen, die schnelle Anpassungen ermöglichen.

Wer ein ERP-System auswählt, sollte sich bewusst von der Idee des „ERP-Alleskönners“ verabschieden und stattdessen auf eine anpassungsfähige Architektur setzen. Nur so lassen sich Insellösungen vermeiden, Automatisierungspotenziale ausschöpfen und langfristige Investitionssicherheit gewährleisten.