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Allix IT Unternehmen unterstützt KMU bei Business Software wie ERP, DMS, PPS, POS und Scanning
Allix - All you need zur Digitalisierung von KMU: IT Infrastruktur, Business Software und Transformation Strategie
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Dokumente, Rechnungen und Belege digital archivieren

Revisionssicher Archivieren

Eine zentrale Anforderung an ein Dokumentenmanagementsystem ist die sichere Archivierung, Langzeitaufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Um das DMS-System zu entlasten, wandern wie bei der manuellen Archivierung in Bundesordner, aktuell nicht benötigte Dokumente in das Archiv. Ein gutes DMS-System verfügt daher über zwei durch eine Schnittstelle miteinander verbundene Datenbanken: das Produktiv-System und das Archiv-System. So ist sichergestellt, dass das aktive System optimal performt und dass die Aufbewahrungspflicht von 5 bzw. 10 Jahren bei den Dokumenten eingehalten wird.

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Daten, Dokumente Rechnungen und Belege sicher digital archivieren

Statt dem mühsamen Gang ins Archiv im Keller starten Sie die Suche nach archivierten Informationen direkt aus der DMS-Anwendung am Computer. Ganz egal, ob Sie die Information ursprünglich in Papierform, über E-Mail oder in einem strukturierten Datenformat erreichte - dank Schlagwörter, Meta-Informationen und der Textsuche innerhalb der Dokumente gelangen Sie schnell zum gewünschten Suchergebnis. Ein modernes DMS befreit von lästigen, zeitintensiven und wortwörtlichen Suchläufen.

Unveränderbarkeit der Dokumente

Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen

Revisionssichere Archivierung

Grösste Sicherheit bzgl. Datenverlust

Unveränderbarkeit der Dokumente
Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen

Revisionssichere Archivierung

Grösste Sicherheit bzgl. Datenverlust

Mit dem Archiv arbeiten

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Verbesserte Sicherheit

Hochmoderne Sicherheitsfunktionen wie die stärkste Firewall, Datei-Beglaubigungen, digitale Signaturen, Backup, Disaster-Recovery, Anti-, Hacker-Malware, Ransomware-Schutz und Datenverschlüsselung schützen geschäftskritische Daten und Systeme.

Zuverlässige Backups und Recovery-Funktionen

Durch die Überwachung und regelmässige Kontrolle der Integrität von Sicherungskopien bietet die Allix Cyber Cloud leistungsstarke Backup- und Wiederherstellungsfunktionen.

Skalierbarkeit

Ihr Unternehmen wächst, die Anforderungen ändern sich? Kein Problem! Die Allix Cyber Cloud kann jederzeit erweitert werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, die Kosten und Ressourcen entsprechend zu optimieren.

Zentrale Verwaltung

Mehrere Geräte, Server und virtuelle Maschinen können von einer einzigen Konsole aus verwaltet und überwacht werden. Dies erleichtert das Management Ihrer IT-Infrastruktur.

Kostenersparnis

Bei der Allix Cyber Cloud handelt es sich um eine cloudbasierte Lösung. Die Kosten für den Aufbau und die Wartung einer eigenen Infrastruktur entfallen. Sie bezahlen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen und Dienstleistungen.

Benutzerfreundlichkeit

Die Allix Cyber Cloud zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche und eine einfache Bedienung aus. Sie können die Lösung schnell implementieren und verwalten, ohne umfangreiches technisches Know-how zu benötigen. 

Alle Informationen zentral an einem Ort

Zentral archivieren: Alle Belege, Dokumente und Daten an einem Ort aufbewahren

Alle Dokumente - unabhängig davon, wo sie entstehen (Papier, E-Mail, Word) - werden auf dem zentralen Server abgelegt und verwaltet. Als Faustregel gilt: alles, was nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt wird, wandert aus dem DMS-System ins Archiv. Alle anderen, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gehören gezwungenermassen ebenfalls ins Archiv. Dokumente dieser Art wären beispielsweise Lohnausweise, Personalakten, Jahresabschlüsse oder Rechnungen.

Versionierung und Protokollierung von Dokumenten

Sichere digitale Archivierung mit Versionierung und Protokollierung der Dokumente

Durch die gesetzliche Vorgabe der «Nachvollziehbarkeit» nimmt die Versionierung und Versionskontrolle im Dokumentenmanagement einen hohen Stellenwert ein. So entsteht bei jeder Änderung eine neue Version des Dokuments. Das DMS erzeugt für jedes Dokument automatisch einen Zeitstempel und zeigt automatisch die neueste Version davon an. Alle Änderungen am Dokument sind daher im DMS nachvollziehbar und vorherige Versionen lassen sich jederzeit wiederherstellen.

Lebenszyklen von Dokumenten

Lebenszyklen von Dokumenten bei der digitalen Archivierung festlegen

Für wichtige Dokumente kennen wir in der Schweiz eine Aufbewahrungspflicht von 5 beziehungsweise 10 Jahren. Doch was passiert danach? Welche Dokumente sind für die Unternehmensführung tatsächlich auf Ewigkeit nützlich und auf welche Dokumente können wir nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht getrost verzichten? Bei einem DMS-System können Sie pro Dokument, Akte oder Ordner definieren wie lange Sie diese behalten möchten und wann Sie diese automatisch löschen lassen möchten. Selbstverständlich behalten Sie jederzeit die Oberhand über endgültig zu löschende Informationen. So bleibt ihr Archiv schlank und übersichtlich.

Gesetzeskonform archivieren

Software für gesetzeskonforme digitale Archivierung in der Schweiz

Dadurch dass alle Informationen zentral in einem System gespeichert werden, ist eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet.

Nach Compliance-Vorgaben archivieren

Elektronisch Archivieren nach Compliance Vorgaben

Dadurch dass alle Informationen zentral in einem System gespeichert werden, ist eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet.

Daten extrahieren + verarbeiten

Digitale Archivierung mit extrahieren und verarbeiten von Daten und Dokumenten

Um die Informationen weiterzuverarbeiten oder später leichter wiederzufinden, liest ein DMS-System wichtige Informationen direkt aus einem Dokument. Beispielsweise erkennt das System bei PDF-Rechnungen automatisch die IBAN-Nummer, den Zahlungszweck und die Lieferantenadresse.

Sicherheit und Backup

Sichere Aufbewahrung: Archivieren und Backup von digitalen Daten, Dokumenten und Belgen

Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt bei der Archivierung von Dokumenten. Effektive Sicherheits- und Sicherungsmassnahmen gewährleisten nicht nur die Wiederherstellung von Informationen im Katastrophenfall, sondern schützen auch vor unerwünschtem Zugriff und helfen, wichtige Compliance-Anforderungen wie HIP AA und DSGVO zu erfüllen.

Mit dem Archiv arbeiten

Unsere Lösungen zum Archivieren von Dokumenten

Mit KENDOX archivieren Sie nicht nur Kreditoren- und Debitorenbelege, sondern digitalisieren Ihren gesamten Posteingang und automatisieren aufwändige Prozesse. Gleichzeitig minimieren Sie die Fehlerquote und reduzieren den administrativen Aufwand. KENDOX ist die günstigste DMS Software mit Sitz und Datenzentrum in der Schweiz.

swiDOC ist ein sehr kostengünstiges Online-Archiv. Wenn Sie nur auf der Suche nach einer rechtskonformen digitalen Ablage für Ihre Dokumente sind, ist swiDOC die absolut günstigste Lösung. Zwei Nutzer kosten pro Monat im kleinsten Paket CHF 18.90. Dazu bieten wir ebenfalls eine Proffix-Integration, welche die Dokumente direkt aus dem ERP archiviert.

Mit den Informationen in der DMS Software Lösung arbeiten

Wie können wir als Team Informationen teilen?

Informationen im Dokumenten Managment System erfassen

Wie gelangen die Informationen ins DMS System?

KENDOX DMS, das beste Dokumentenmanagementsystem für KMU

Die beste DMS Software für KMU!

SwiDOC Achivierungssystem für die Online Dokumentenablage von KMU in der Schweiz

Die einfachste Software für ein digitales Archiv