Rechnungen und Belege digital archivieren
Revisionssicher Archivieren
Daten, Dokumente Rechnungen und Belege sicher digital archivieren
Eine zentrale Anforderung an ein Dokumentenmanagementsystem ist die sichere Archivierung, Langzeitaufbewahrung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten nach Compliance-Gesichtspunkten. Um das DMS-System zu entlasten, wandern wie bei der manuellen Archivierung in Bundesordner, aktuell nicht benötigte Dokumente in das Archiv. Ein gutes DMS-System verfügt daher über zwei durch eine Schnittstelle miteinander verbundene Datenbanken: das Produktiv-System und das Archiv-System. So ist sichergestellt, dass das aktive System optimal performt und dass die Aufbewahrungspflicht von 5 bzw. 10 Jahren bei den Dokumenten eingehalten wird.
Unveränderbarkeit der Dokumente
Nachvollziehbarkeit bei Veränderungen
Revisionssichere Archivierung
Grösste Sicherheit bzgl. Datenverlust
Alle Informationen zentral an einem Ort
Alle Dokumente - unabhängig davon, wo sie entstehen (Papier, E-Mail, Word) - werden auf dem zentralen Server abgelegt und verwaltet. Als Faustregel gilt: alles, was nicht mehr für die tägliche Arbeit benötigt wird, wandert aus dem DMS-System ins Archiv. Alle anderen, aufbewahrungspflichtigen Dokumente gehören gezwungenermassen ebenfalls ins Archiv. Dokumente dieser Art wären beispielsweise Lohnausweise, Personalakten, Jahresabschlüsse oder Rechnungen.
Versionierung und Protokollierung von Dokumenten
Durch die gesetzliche Vorgabe der «Nachvollziehbarkeit» nimmt die Versionierung und Versionskontrolle im Dokumentenmanagement einen hohen Stellenwert ein. So entsteht bei jeder Änderung eine neue Version des Dokuments. Das DMS erzeugt für jedes Dokument automatisch einen Zeitstempel und zeigt automatisch die neueste Version davon an. Alle Änderungen am Dokument sind daher im DMS nachvollziehbar und vorherige Versionen lassen sich jederzeit wiederherstellen.
Lebenszyklen von Dokumenten
Für wichtige Dokumente kennen wir in der Schweiz eine Aufbewahrungspflicht von 5 beziehungsweise 10 Jahren. Doch was passiert danach? Welche Dokumente sind für die Unternehmensführung tatsächlich auf Ewigkeit nützlich und auf welche Dokumente können wir nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht getrost verzichten? Bei einem DMS-System können Sie pro Dokument, Akte oder Ordner definieren wie lange Sie diese behalten möchten und wann Sie diese automatisch löschen lassen möchten. Selbstverständlich behalten Sie jederzeit die Oberhand über endgültig zu löschende Informationen. So bleibt ihr Archiv schlank und übersichtlich.
Gesetzeskonform archivieren
Dadurch dass alle Informationen zentral in einem System gespeichert werden, ist eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet.
Nach Compliance-Vorgaben archivieren
Dadurch dass alle Informationen zentral in einem System gespeichert werden, ist eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente gewährleistet.
Daten extrahieren + verarbeiten
Um die Informationen weiterzuverarbeiten oder später leichter wiederzufinden, liest ein DMS-System wichtige Informationen direkt aus einem Dokument. Beispielsweise erkennt das System bei PDF-Rechnungen automatisch die IBAN-Nummer, den Zahlungszweck und die Lieferantenadresse.
Sicherheit und Backup
Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt bei der Archivierung von Dokumenten. Effektive Sicherheits- und Sicherungsmassnahmen gewährleisten nicht nur die Wiederherstellung von Informationen im Katastrophenfall, sondern schützen auch vor unerwünschtem Zugriff und helfen, wichtige Compliance-Anforderungen wie HIP AA und DSGVO zu erfüllen.
Mit dem Archiv arbeiten
Statt dem mühsamen Gang ins Archiv im Keller starten Sie die Suche nach archivierten Informationen direkt aus der DMS-Anwendung am Computer. Ganz egal, ob Sie die Information ursprünglich in Papierform, über E-Mail oder in einem strukturierten Datenformat erreichte - dank Schlagwörter, Meta-Informationen und der Textsuche innerhalb der Dokumente gelangen Sie schnell zum gewünschten Suchergebnis. Ein modernes DMS befreit von lästigen, zeitintensiven und wortwörtlichen Suchläufen.
