Autoarchiver
Der Autoarchiver archiviert PROFFIX Dokumente aus dem Auftragsmodul automatisch im Hintergrund.
Ein Vorteil der Lösung ist die vollständige Archivierung nach Geschäftsbücherverordnung, die besagt, dass ein elektronisches Archiv nur dann Rechtskonform ist, wenn die Wiederauffindbarkeit eines Dokuments im Archiv in der original Form gewährleistet ist und jede Änderung nachvollziehbar ist. Die Wiederauffindbarkeit ist nur dann gewährleistet, wenn zu 100% sicher gestellt werden kann, dass ein Dokument auch wirklich im Archiv (Kendox) archiviert ist. Weiter muss das Dokument Inhaltlich exakt dem entsprechen, welches Ihr Haus verlassen hat.
Ein anderer Vorteil ist der, dass nicht mehr darauf geachtet werden muss, ob ein Dokument nun wirklich archiviert wurde oder nicht, dies geschieht in jedem Fall vollautomatisch im Hintergrund. Sollte also durch einen System- oder Anwenderfehler einmal ein Dokument nicht archiviert werden, wird dies vom Autoarchiver im nächsten periodischen Durchlauf nachgeholt. Ein explizites, manuelles Archivieren ist somit nicht nötig.
Der Autoarchiver steigert die Qualität Ihres Archivs
Er kann entweder über den Taskplaner periodisch oder per zusätzlichem Button in der PROFFIX-Seiteleiste gestartet werden und archiviert alle Dokumente welche noch nicht archiviert wurden, oder sich seit der letzten Archivierung verändert haben. Dabei werden Dokumente nicht archiviert, wenn diese sich zur Zeit in Bearbeitung befinden. Das Dokument kann also so oft wie gewünscht in der Vorschau geöffnet werden, ohne dass eine neue Version dabei entsteht. Weiter kann über eine Voreinstellung klar definiert werden, welche Dokumente vom Autoarchiver automatisch archiviert werden sollen. Es macht z.B. wenig Sinn Dokumentvorlagen zu archivieren.
