«Informationen sind das Öl des 21. Jahrhunderts.» Ein DMS versorgt die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort mit den richtigen Informationen - nutzerfreundlich, zuverlässig und kostengünstig.
Alle Dokumente an einem Ort - revisionssicher archiviert und von überall griffbereit.
Mitarbeitende arbeiten im Homeoffice, auf dem Arbeitsweg oder beim Kunden - Papierdossiers und lokale Ordner halten da nicht mit.
Wer Belege in Ordnern und Mail-Postfächern sucht, verliert täglich Zeit - Zeit, die für Wertschöpfung fehlt.
Server-Ablage und Cloud-Speicher allein sind nicht revisionssicher. Die Geschäftsbücherverordnung verlangt mehr.
Ob Zentrale, Homeoffice oder Zug - alle Mitarbeitenden brauchen dieselben Möglichkeiten zu arbeiten.
Speichern und Archivieren zugleich: Ob Word, Excel, E-Mail, CAD oder PDF - beim Speichern landet das Dokument automatisch verschlagwortet im Archiv, mit den richtigen Berechtigungen.
Wie gelangen die Informationen ins DMS?
Wie teilen wir Informationen im Team?
Wie werden Dokumente digital aufbewahrt?
Nicht jede digitale Ablage ist ein Dokumentenmanagementsystem. Die drei gängigen Arten unterscheiden sich vor allem darin, ob sie Dokumente nur aufbewahren oder auch die Arbeit mit ihnen organisieren.
Ordner auf dem Server oder in der Cloud. Praktisch zum Teilen und Bearbeiten, doch ohne zusätzliche Massnahmen fehlen Löschschutz und eine geordnete Verschlagwortung.
Passt: Für Arbeitsdateien. Für die gesetzliche Aufbewahrung reicht diese Ablage allein nicht aus.
Legt Belege rechtskonform und unveränderbar ab, mit Volltextsuche und Anbindung an das ERP. Versionierung und Workflows gehören nicht dazu.
Passt: Wenn Dokumente vor allem sicher aufbewahrt und schnell wiedergefunden werden sollen.
Bei Allix: swiDOCArchiviert revisionssicher und organisiert zusätzlich die Arbeit mit Dokumenten: Versionen, granulare Berechtigungen, digitale Akten und Workflows wie die Rechnungsprüfung.
Passt: Wenn mehrere Personen täglich mit denselben Dokumenten arbeiten.
Bei Allix: KendoxSechs Fragen für die Auswahl - und wie swiDOC und Kendox sie beantworten.
Dokumente müssen unveränderbar, nachvollziehbar und während der ganzen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Fragen Sie nach einer Prüfung nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).
Bei Allix: swiDOC ist nach GeBüV durch die Schweizer Prüfstelle KRM geprüft, Kendox ist konform zur GeBüV.
Rechnungen, Offerten und Lieferscheine sollten automatisch im Archiv landen, statt von Hand hochgeladen zu werden.
Bei Allix: Beide sind voll in Proffix integriert, swiDOC bindet zusätzlich MYFACTORY und Bexio an.
Ein grosser Teil der Geschäftskorrespondenz entsteht in Word, Excel und im E-Mail-Programm. Direkt von dort zu archivieren spart den Umweg über den Desktop.
Bei Allix: Kendox archiviert direkt aus Word und Excel, Kendox Pro auch aus Outlook.
Gescannte Belege sind nur auffindbar, wenn das System ihren Text erkennt. Achten Sie auf Volltextsuche mit Texterkennung (OCR).
Bei Allix: swiDOC erkennt Text in PDF-Dateien per OCR, Kendox durchsucht Dokumente und E-Mails im Volltext.
Lohnabrechnungen und Verträge sind nicht für alle bestimmt. Zugriffsrechte sollten sich pro Ordner oder Akte steuern lassen.
Bei Allix: Berechtigungen auf Ordner in allen Paketen, ein granulares Berechtigungssystem ab Kendox Entry.
In der Cloud sparen Sie eigene Server, lokal bleibt die Infrastruktur im Haus. In beiden Fällen zählt, wo die Daten liegen.
Bei Allix: swiDOC läuft in Schweizer Rechenzentren, Kendox gibt es als Cloud-Lösung oder lokal installiert.
Kurzüberblick, keine Rechtsberatung. Wie Kendox Dokumente rechtskonform archiviert, lesen Sie unter Revisionssicher archivieren nach Schweizer Recht.
Ein professionelles DMS verfügt über eine Workflow-Engine, mit der Arbeitsabläufe grafisch designt werden: Prozess-Schritte und Bedingungen definieren - fertig.
Beispiel digitale Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen werden direkt aus dem E-Mail-Programm im Archiv gespeichert und vollautomatisiert zur Kontrolle an die richtigen Stellen weitergeleitet. Die Mitarbeitenden erhalten einen Task samt Erinnerung - eine enorme Erleichterung für die Buchhaltung.
Weniger Suchen spart Zeit und schafft einen freien Kopf: Nutzen Sie die eingesparte Arbeitszeit für Massnahmen, die zum Unternehmenswachstum beitragen.
Löschschutz über 10 Jahre, Versionierung, Änderungsprotokoll.
Vollintegration in Proffix; swiDOC zusätzlich MYFACTORY, Bexio, Office und OneDrive.
Als Cloud-Lösung oder lokale Installation verfügbar.
Kostengünstiges Online-Archiv für die rechtskonforme digitale Ablage von Dokumenten.
Mehr erfahrenEinstieg in ein professionelles DMS mit Versionierung, automatisierten Prozessen und Berechtigungssystem.
Mehr erfahrenVoller Funktionsumfang inkl. Outlook-Integration, digitalen Akten und Searchable PDF.
Mehr erfahrenDie Preise zu den Paketen finden Sie auf der Preisseite.
| Funktionen | swiDOC | Kendox Entry | Kendox Pro |
|---|---|---|---|
| Rechtssicher | |||
| Archivierung digitaler Dokumente | |||
| Löschschutz über 10 Jahre | |||
| Änderungsprotokoll | |||
| Ordnungsstrukturen zur Ablage | |||
| Belegvorschau | |||
| Berechtigungen auf Ordner | |||
| Vollintegration in Proffix | |||
| Als Cloudlösung verfügbar | |||
| Versionierung | - | ||
| Anotationen auf Dokument | - | ||
| Granulares Berechtigungssystem | - | ||
| Workflows für Dokumente | - | ||
| Digitale Rechnungsprüfung | - | ||
| Dokumente mit Externen teilen | - | ||
| Office Integration | - | ||
| Als lokale Lösung verfügbar | - | ||
| Digitale Akten | - | - | |
| Chat mit Dokumenten | - | - | |
| Integration in Bexio | - | - | |
| Integration in MYFACTORY | - | - | |
| One-Drive Integration | - | - |
Ein DMS erfasst, verschlagwortet und archiviert Dokumente aus allen Quellen - vom gescannten Papierbeleg über E-Mails bis zu Office-Dateien. Die Informationen stehen den berechtigten Nutzern danach geräteunabhängig, von überall und zu jeder Zeit zur Verfügung.
Drei Stufen: swiDOC als günstiges Online-Archiv für die rechtskonforme Ablage, Kendox Entry als Einstieg in ein professionelles Dokumentenmanagementsystem mit Versionierung, Workflows und Berechtigungssystem sowie Kendox Pro mit Outlook-Integration, digitalen Akten und Searchable PDF. Wir richten das System ein und binden es an Ihr ERP an.
Für eine revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung reicht eine Server- oder Cloud-Ablage allein nicht. Ein DMS archiviert Dokumente verfälschungssicher mit Zeitstempel, Versionierung, Änderungsprotokoll und Löschschutz über 10 Jahre - und erfüllt damit die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung.
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht zehn Jahre, gerechnet ab Ende des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Bücher und Belege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit wieder lesbar sind. Für Mehrwertsteuer-Unterlagen zu Immobilien gelten 20 Jahre (Art. 70 MWSTG).
Ja. Eine professionelle DMS-Software verfügt über eine Workflow-Engine: Eingangsrechnungen werden z.B. direkt aus dem E-Mail-Programm archiviert und vollautomatisch zur Rechnungskontrolle an die richtigen Stellen weitergeleitet - inklusive Task und Erinnerung.
Ja. Kendox und swiDOC bieten eine Vollintegration in Proffix; swiDOC bindet zusätzlich MYFACTORY, Bexio, Office 365 und OneDrive an. Fehlt eine Schnittstelle, programmieren wir sie.
Beides ist möglich. Als Cloud-DMS arbeiten alle Mitarbeitenden ohne örtliche Beschränkung - in der Zentrale, im Homeoffice oder unterwegs. Wer eigene Server-Infrastruktur bevorzugt, betreibt das DMS lokal.
Das hängt von Funktionsumfang und Nutzerzahl ab: vom günstigen swiDOC-Online-Archiv bis zum vollausgebauten Kendox Pro. Die Pakete und Preise finden Sie auf unserer Preisseite - oder wir beraten Sie unverbindlich.
Das Enterprise-DMS im Detail: Archivierung, E-Mail, Workflows, Compliance.
Mehr erfahrenBelege stapelweise digitalisieren - mit All.Scan direkt nach Proffix und Kendox.
Mehr erfahrenProffix & MYFACTORY: das Geschäftssystem, mit dem Ihr DMS nahtlos zusammenspielt.
Mehr erfahrenWebinar-Aufzeichnung: die Vorteile digitaler Archivierung und live, wie swiDOC und Proffix Px5 Dokumente automatisch und revisionssicher sichern.
Jedes Dokument in Sekunden finden statt in Aktenschränken suchen: swiDOC und Proffix ERP im Zusammenspiel.
Beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube (Google) hergestellt. Details in der Datenschutzerklärung.
Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo und erfahren Sie, wie ERP, DMS und Scanning bei Ihnen zusammenspielen - pragmatisch, schweizerisch, seit 2009.
