Datenerfassung digitalisieren: Rechnungen, Belege, Papier-Dokumente scannen und archivieren
Wie gelangen die Informationen ins Dokumentenmanagementsystem?
Dokumente oder allgemeiner Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: bereits elektronisch oder noch in Papierform. Je nach Art des Mediums nimmt das Erfassen des Dokuments einen unterschiedlichen Weg.
Informationen erreichen Sie auf vielen Wegen: per Telefon, Fax, E-Mail, Briefpost, als Kassenbelege, über Webformulare und im persönlichen Gespräch. An jedem Eintrittspunkt bietet sich die Möglichkeit diese Daten intelligent zu erfassen und sicher aufzubewahren, um sie für künftige Geschäftsprozesse nutzen zu können. Sogar das Scannen von Papier und die Indexierung des Inhalts können vollständig automatisiert werden.
Intelligentes Erfassen von Informationen
Automatisch erfassen
Papiere digitalisieren
Informationen indexieren
Daten weiterverarbeiten
Papier-Rechnungen und Belege stapelweise scannen
Gedruckte Rechnungen von Lieferanten, Belege oder von Hand ausgefüllte Formulare können mithilfe eines Scanners stapelweise gescannt, im DMS erfasst und an weitere Programme zur Verarbeitung weiter gegeben werden. Damit sparen Sie sich nicht nur die Mühe Informationen doppelt zu erfassen. Beispielsweise lassen sich so Papier-Rechnungen verschlagworten, einer Projekt-Akte zuordnen, zur digitalen Signatur, Verbuchung und sogar Bezahlung über das E-Banking freigeben - nach der manuellen Freigabe alles vollständig automatisch und papierlos!
Informationen aus E-Mails erfassen und E-Mails archivieren
Ein gutes DMS besitzt eine direkte Schnittstelle zu gängigen E-Mail Programmen, archiviert den E-Mail Verkehr und liest voll automatisch alle relevanten Informationen aus PDF Anhängen, um Sie dem ERP System zur Weiterverarbeitung zu übergeben. So können beispielsweise die Kontrolle und das Bezahlen von Lieferantenrechnungen vollständig digitalisiert werden.
CAD Tool für 2D und 3D Zeichnungen anbinden
Als Architekt, Handwerker, Planer, Bauingenieur, Maschinenbauer, Elektro- oder Zahntechniker nutzen Sie bestimmt eine Software, um Ihren Entwurf digital zu zeichnen. Diese Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Geschäftsmodells. Sie müssen daher sicher archiviert und einfach wiedergefunden werden. Die meisten CAD-Tools lassen es zu, das DMS System direkt zu verbinden, sodass Sie auch aus dem CAD Programm direkt Ihre Entwürfe im Archiv ablegen können.
Direkt aus Word, Excel, PowerPoint
Eine Integration in die Office-Lösung von Microsoft erlaubt die digitale Archivierung sowie die Recherche von Dokument direkt aus dem Word, Excel oder PowerPoint Programm. So speichern und öffnen Sie Dokumente direkt aus dem geöffneten Programm.
ERP System - automatisiert aus Schaltzentrale Ihres Unternehmens
In einer modernen Buchhaltungssoftware verwalten Sie nicht nur Ihre Zahlungsflüsse, sondern auch Ihre Kundeninformationen, Personalakten, kalkulieren Preise und managen Projekte, Lieferanten, Aufträge sowie Objekte. Das ERP System ist die Schaltzentrale Ihres Unternehmens. Im ERP erstellen Sie Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen, MwSt. Abrechnungen und Ihren Jahresabschluss, was selbstverständlich alles sicher und rechtskonform im DMS System aufbewahrt werden muss. Die meisten ERP Systeme verfügen über standardisierte Schnittstellen zu mehren DMS Programmen.
Weitere Schnittstellen
Damit Ihre Geschäftsdaten stets synchron gehalten werden, ist es wichtig, relevante Daten aus Ihrem ERP-, CRM oder anderen wichtigen Unternehmensanwendungen im DMS System zu erfassen. Daher ist es entscheidend, dass die Lösung für das Dokumenten Management mit anderen Systemen kommuniziert, Daten abrufen und Datensätze füllen kann. Wir verbinden Ihr DMS System mit Ihrer Unternehmenssoftware!
swiDOC ist ein sehr kostengünstiges Online-Archiv. Wenn Sie nur auf der Suche nach einer rechtskonformen digitalen Ablage für Ihre Dokumente sind, ist swiDOC die absolut günstigste Lösung. Zwei Nutzer kosten pro Monat im kleinsten Paket CHF 18.90. Dazu bieten wir ebenfalls eine Proffix-Integration, welche die Dokumente direkt aus dem ERP archiviert.
