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Datenerfassung digitalisieren: Rechnungen, Belege, Papier-Dokumente scannen und archivieren

Wie gelangen die Informationen ins Dokumentenmanagementsystem?

Dokumente oder allgemeiner Informationen liegen unternehmensseitig in zwei verschiedenen Formen vor: bereits elektronisch oder noch in Papierform. Je nach Art des Mediums nimmt das Erfassen des Dokuments einen unterschiedlichen Weg.

Informationen erreichen Sie auf vielen Wegen: per Telefon, Fax, E-Mail, Briefpost, als Kassenbelege, über Webformulare und im persönlichen Gespräch. An jedem Eintrittspunkt bietet sich die Möglichkeit diese Daten intelligent zu erfassen und sicher aufzubewahren, um sie für künftige Geschäftsprozesse nutzen zu können. Sogar das Scannen von Papier und die Indexierung des Inhalts können vollständig automatisiert werden.

Intelligentes Erfassen von Informationen

Automatisch erfassen

Papiere digitalisieren

Informationen indexieren

Daten weiterverarbeiten

​Papier-Rechnungen und Belege stapelweise scannen

Papier Dokumente digitalisieren - Rechnungen stapelweise scannen

Gedruckte Rechnungen von Lieferanten, Belege oder von Hand ausgefüllte Formulare können mithilfe eines Scanners stapelweise gescannt, im DMS erfasst und an weitere Programme zur Verarbeitung weiter gegeben werden. Damit sparen Sie sich nicht nur die Mühe Informationen doppelt zu erfassen. Beispielsweise lassen sich so Papier-Rechnungen verschlagworten, einer Projekt-Akte zuordnen, zur digitalen Signatur, Verbuchung und sogar Bezahlung über das E-Banking freigeben - nach der manuellen Freigabe alles vollständig automatisch und papierlos!

Informationen aus E-Mails erfassen und E-Mails archivieren

Elektronische Datenerfassung und Archivierung von E-Mails

Ein gutes DMS besitzt eine direkte Schnittstelle zu gängigen E-Mail Programmen, archiviert den E-Mail Verkehr und liest voll automatisch alle relevanten Informationen aus PDF Anhängen, um Sie dem ERP System zur Weiterverarbeitung zu übergeben. So können beispielsweise die Kontrolle und das Bezahlen von Lieferantenrechnungen vollständig digitalisiert werden.

CAD Tool für 2D und 3D Zeichnungen anbinden

CAD Dokumente erfassen, Papiere digitalisieren und digital archivieren

Als Architekt, Handwerker, Planer, Bauingenieur, Maschinenbauer, Elektro- oder Zahntechniker nutzen Sie bestimmt eine Software, um Ihren Entwurf digital zu zeichnen. Diese Dokumente sind ein wichtiger Bestandteil Ihres Geschäftsmodells. Sie müssen daher sicher archiviert und einfach wiedergefunden werden. Die meisten CAD-Tools lassen es zu, das DMS System direkt zu verbinden, sodass Sie auch aus dem CAD Programm direkt Ihre Entwürfe im Archiv ablegen können.

Direkt aus Word, Excel, PowerPoint

Datenerfassung aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint

Eine Integration in die Office-Lösung von Microsoft erlaubt die digitale Archivierung sowie die Recherche von Dokument direkt aus dem Word, Excel oder PowerPoint Programm. So speichern und öffnen Sie Dokumente direkt aus dem geöffneten Programm.

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