Rechtskonforme Archivierung nach Schweizer Recht
Alle Dokumente — unabhängig davon, wo sie entstehen — werden im KENDOX InfoShare Server abgelegt und verwaltet. KENDOX stellt die Infrastruktur für eine gesetzeskonforme Aufbewahrung der Dokumente sicher. So ermöglicht das DMS System die zentrale, unveränderbare, fälschungssichere und nachvollziehbare Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten, wie Abschlüssen, Lieferscheinen, Rechnungen, Bestellungen, Aufträgen, Verträgen, Kassabelegen, geschäftlicher Korrespondenz und anderen Unterlagen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
Die Implementierung ist entscheidend
Eine moderne DMS-Lösung kann erheblich zur Einhaltung der Revisionssicherheit beitragen. Voraussetzung dafür ist die adäquate Implementierung des DMS und dessen Funktionalitäten. Mit Voraussicht und unserem Erfahrung bei der Abwicklung von über 100 Projekten im DMS Bereich, begleiten wir Sie bei der Einführung Ihres DMS Systems!
Vordefinierte Workflows und definierte Prozesse
Um das volle Potential der Software nutzen zu können, sollten die Nutzer entsprechend eingewiesen werden. Dafür tauchen wir tief in Ihre Prozesse ein, analysieren Strukturen und helfen beim Einrichten von definierten Workflows, welche nicht nur das tägliche Arbeiten mit dem DMS-System erleichtern, sondern auch die Einhaltung der Prozesse sicherstellen.
Automatische Versionierung
KENDOX dokumentiert automatisch wer was wann geändert hat und behält alle Versionen — von der ursprünglichen bis zur letzten Fassung — eines Dokuments. Neben dem gesetzlichen Anspruch hat das zudem den Vorteil, dass alle Anpassungen und Nachverhandlungen nachvollzogen und vorherige Fassungen jederzeit wiederhergestellt werden können.
Digitale Signatur
Die digitale Signatur eines Dokuments ersetzt den mühseligen Ausdruck und Versand per interner Post zur Freigabe von Dokumenten. Jeder KENDOX Nutzer kann nur mit einem Klick eindeutig auf ihn zurückzuführen, fälschungssicher Dokumente signieren und freigeben, was besonders im Kreditoren Workflow neue Möglichkeiten zulässt.
Lebenszyklus von Dokumenten definieren
Alle Dokumente können mit einem Lebenszyklus versehen werden, was sogleich die Performance des Systems hoch hält und die gesetzlichen Anforderungen sicherstellt.
Speichersysteme
KENDOX unterstützt nahezu alle Speichersysteme wie zum Beispiel: EMC Centera, EMC Celerra, FAST LTA Silent Cubes, GRAU DATA File Lock, Hitachi HCP, Tivoli Storage Manager, IBM DR550, iTernity - iCAS für HP und NetApp SnapLock.
Sicherheitssysteme
KENDOX ist eine Schweizer Software. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Oberriet (SG). KENDOX verfügt über ein umfangreiches Sicherheitssystem aus rollenbasierender Security, Dokumentenverschlüsselung, Hashwerten, indexbasierender Security, externer Security (zum Beispiel dem Abgleich mit dem ERP System) und LDAP/ADS Unterstützung und ist des Weiteren mehrfach zertifiziert.
