KENDOX – Die Dokumentenmanagement Software zur Digitale Archivierung von Dokumenten

Der nächste Schritt der digitalen Transformation mit der KENDOX Dokumentenmanagement Software

KENDOX bietet eine Gesamtlösung, um das Papier aus Ihrem Büro zu verbannen. Die Dokumentenmanagement Software übernimmt die mühsame Archivierung vollautomatisch. Dokumente, welche Sie bereits auf dem Computer erstellen, speichern Sie direkt aus Word, Excel, Outlook oder Ihrem CAD-Tool direkt im rechtskonformen Archiv. Gedruckte Lieferantenrechnungen, Belege oder von Hand ausgefüllte Formulare scannen Sie stapelweise ein. KENDOX liest die relevanten Informationen aus, verschlagwortet die Dokumente und weist sie den entsprechenden Akten zu oder leitet sie zur digitalen Signatur und Freigabe an Ihre Kollegen weiter. Mit KENDOX wird Ihr Dokumentenmanagement digital – für Home Office mit grenzenlosem Zugang zu allen Firmenunterlagen eine elementare Grundlage.

Wie KENDOXs Cloud-basiertes Dokumentenmanagement jede Arbeitsstunde optimiert

Informationen effizient sichern & teilen

Während Kundeninformationen ohne Dokumentenmanagement Software oft in E-Mail Postfächern, Offerten-, Rechnungs-, und Projektordnern verstreut sind, speichert KENDOX alle Dokumente in einem zentralen Archiv, auf das Ihr Team jederzeit von überall Zugriff hat. KENDOX dokumentiert automatisch, wer welche Änderungen vorgenommen hat und erstellt eine neue Version des Dokuments. Das intelligente System verschlagwortet alle Dateien automatisch und legt sie in Akten ab. Damit Sie über die intelligente Suche die Informationen schnell wieder finden.

Digitale Signatur & Workflow Automatisierung

Mit nur einem Klick können Dokumente freigegeben oder zur digitalen Unterschrift weitergeleitet werden. Zudem liefert Ihnen KENDOX mit dem Workflow Manager ein praktisches Tool, mit welchem Sie wiederholende Arbeitsabläufe definieren und Automatisieren können. Beispielsweise können Sie pro Lieferant ein Teammitglied wählen, das beim Rechnungseingang die Rechnung digital quittieren muss. Gibt der Buchhalter die Rechnung frei, wird sie automatisch im ERP System verbucht und im E-Banking bezahlt.

So funktioniert die KENDOX Dokumentenmanagement Software

KENDOX Dokumentenmanagement Software zur Digitale Archivierung

Aus den Microsoft Office Programmen, Outlook Exchange, ERP Programm, CAD Tool über einen Scanner oder eine App gelangen die Dokumente in die KENDOX Cloud, wo sie revisionssicher archiviert werden. Dokumente im KENDOX können über den Mobile Webclient auf dem Smartphone oder dem PC geöffnet und bearbeitet werden. Der von Allix entwickelte MasterDataSync synchronisiert automatisch über eine Verbindung mit der ERP Datenbank die Stammdaten, damit die Adressen auch im KENDOX zur Verfügung stehen. Die KENDOX Scan Software macht es möglich, dass eingescannte Dateien sowohl im Archiv als auch im ERP System oder im Word verfügbar sind. Mit Hilfe von KENDOX Batch können weitere Programme wie beispielsweise ein CAD Tool an das System angeschlossen werden.

SaaS - KENDOX Software as a Service

Bei « InfoShare as a Servic » wird der gesamte Betrieb von KENDOX ausgelagert, so dass nicht einmal eine eigene Archiv-Infrastruktur aufgebaut werden muss.

KENDOX – Das beste DMS für die Bedürfnisse von KMU

KMU haben aufgrund ihrer Unternehmensgrösse kurze Entscheidungswege und sind daher sehr schnell und flexibel. Durch den modularen Aufbau von KENDOX entstehen keine hohen Initialkosten. Die Software kann jederzeit erweitert werden. So wächst KENDOX einfach mit Ihrem Unternehmen mit.

Dokumente speichern

Ein zentrales Archiv für digitale Dateien und Papierdokumente
Direktes Speichern aus Business Tools wie ERP oder CAD
Stapel-Scanning
Automatische Verschlagwortung

Dokumente finden

Suche nach Titeln, Akten und Dossiers, Stichworten und Texten innerhalb der Dokumente
Automatische Protokollierung von Zugriffen und Änderungen
Dokumenten-Versionierung

Digitale Archivierung

Tschüss Bundesordner! Gesetzeskonform revisionssicher digital archiviert
Unveränderbare und verfälschungssichere Ablage elektronischer Dokumente
Einhaltung von Compliance-Vorgaben

Prozesse automatisieren

Intuitives Tool, damit einfache Prozesse immer gleich ablaufen
Verantwortlichkeiten definieren und Prozess nachverfolgen
Komplexe Prozesse von uns programmieren lassen

Elektronische Akten

Konsolidierung von elektronischen und Papier-Dokumenten, CAD Dateien, E-Mails und strukturierten Daten zu kompletten Dossiers
Ideal für Kunden-, Bau- und Personalakten
Erstellen von Aktendeckeln

Papierlos Arbeiten

Dokumente und Akten für Benutzer freigeben
Rechnungen und Belege digital visieren
alle Informationen jederzeit überall verfügbar

Einfach, sicher, kostengünstig

Einheitliche, systematische Schnittstelle
Robuste versionssichere Langfristkonzeption
KENDOX Sicherheitskonzept

Allix – Für Beratung und Projekte zu Dokumentenmanagement

Jedes KMU hat andere Bedürfnisse und nützt unterschiedliche Software. Wir evaluieren Ihre Bedürfnisse, begleiten Sie durch das gesamte Projekt, beraten bei der Organisation, konfigurieren für Sie die Profile, damit die automatische Indexierung klappt und verbinden die Scanning Software mit Ihrem ERP-System oder anderen Tools, die Sie im Arbeitsalltag im Einsatz haben. Wir programmieren Schnittstellen und pflegen diese langfristig. Allix steht Ihnen mit all seiner Innovation und Erfahrung gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns!

Lassen Sie uns einander kennen lernen