Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und deren Outlook Postfächer
Über 80 % der geschäftlichen Kommunikation erfolgt heute elektronisch. Die Masse an Information, die täglich versendet, wächst stetig. Im Schnitt wenden Mitarbeitende zwei Stunden pro Tag für die Bearbeitung von E-Mails auf. Eine Stunde verbrauchen sie täglich für die Suche nach elektronischen Informationen wie beispielsweise nach E-Mails in ihren Postfächern. Unsere Konfiguration ermöglicht die optimale Überwachung der Mailserver und eine Entlastung der Postfächer. So werden Speicherplatz und die Performance Ihres Outlook optimiert.
Rechtssicher E-Mails archivieren
In der Schweiz gibt es - im Gegensatz zu beispielsweise Deutschland - keine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht für E-Mails (mehr). Enthält eine E-Mail jedoch geschäftsrelevante Informationen wie beispielsweise eine Bestellung, unterliegt sie dennoch den gesetzlichen Anforderungen der Archivierung. Zudem kann eine E-Mail laut Bundesgerichtsentscheid zur «Schriftlichkeit» ausreichen. Da sich ein Grossteil der Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden per E-Mail abspielt, sind Unternehmen dennoch gut beraten, für allfällige Beweise E-Mails systematisch, sicher und wieder auffindbar aufzubewahren.
Wissen archivieren und Prozesse auslösen
Oft enthalten E-Mails eine Bestellung, eine Anfrage im Kundendienst oder eine Lieferantenrechnung. In Verbindung mit dem KENDOX Workflow Manager kann das eingehende E-Mail einen automatisierten Geschäftsprozess wie beispielsweise den «Rechnungsfreigabeprozess» auslösen.
Compliance einhalten
Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, ist es notwendig, E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen, rechtskonform zu archivieren. Über die regelbasierte Archivierung wird dabei sichergestellt, dass im Sinne der Compliance jederzeit der Nachweis über eingegangene oder versendete Informationen erbracht werden kann.
Regelbasierte und manuelle Archivierung in Kombination
Ob Sie vollständig alle ein- und ausgehenden E-Mails archivieren, wir anhand von Regeln Gruppen definieren und Sie manuell E-Mails ergänzen oder Sie alle E-Mails manuell für die Archivierung auswählen, ist Ihnen überlassen. Die KENDOX Mail Archive Lösung lässt alle drei Lösungen zu.
Arbeiten mit dem KENDOX InfoShare Mail Archive
Individuell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt, erstellen wir Regeln für die Ordnerstruktur im Outlook Postfach, für die Archivierung, die automatische Generierung von Schlagwörtern, der Zuweisung zu Akten, der Berechtigungen und für die Weiterverarbeitung und Auslösung von automatisierten Prozessen in Ihrem ERP Programm. Bei jeder E-Mail erkennen Sie bereits im Outlook, ob sie schon archiviert wurde oder nicht und können Sie manuell archivieren oder die Zuweisung manuell bearbeiten. Ihren Mitarbeitenden möglichst viel Arbeit durch die Automatisierung abzunehmen, steht dabei immer im Zentrum der Digitalisierung.