Das KENDOX Workflow Management System zur Automation von administrativen Prozessen

Prozesse im Büro einfach automatisieren
KENDOX Workflow Management Software

Automatisieren und digitalisieren Sie mit der intuitiven Oberfläche von KENDOX einfache Arbeitsabläufe (Workflows) selbst oder lassen Sie sich von uns komplexere Prozesse programmieren. Bestimmen Sie mit dem Workflow Manager beispielsweise wer in Ihrem Team das Dokument freigeben, kommentieren oder verbuchen soll, lassen Sie die Daten automatisch mit Ihrem ERP System abgleichen und behalten Sie alle Schritte stets unter Kontrolle. Denn durch fehlerfreie und effiziente Arbeitsabläufe steigt die Effektivität und Zufriedenheit und davon profitiert schlussendlich das gesamte Unternehmen!

 

Workflow Management System

 

So funktioniert das Workflow Management

Zur Automatisierung von analogen Prozessen wird eine Workflow Management Software eingesetzt, welche Arbeitsabläufe (Workflows) digitalisiert und automatisiert. Bei einem Workflow wird festgelegt, wer wann die einzelnen Schritte durchführt. Jeder Workflow hat einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt. Die Arbeitsabläufe müssen organisiert, bearbeitet, überwacht und optimiert werden.

 

1. Skizzieren und klären

Im Voraus werden die einzelnen Arbeitsschritte sowie Regeln festgelegt, wie ein Ablauf im Unternehmen abgewickelt werden soll: Dabei werden Aufgaben zugewiesen und für den Fall einer Abwesenheit Vertreter festgelegt.

 

2. Startpunkt festlegen

Nun wird definiert, welcher Vorgang einen Workflow startet: Das kann beispielsweise das Erstellen einer Rechnung oder eines anderen Dokuments sein. Auch bestimmte Termine, E-Mail Eingänge oder die Status-Änderung eines Dokuments können Workflows starten.

 

3. Flow-Chart erstellen

Nun werden die einzelnen Arbeitsschritte als Flow-Diagramm dargestellt. Beispielsweise können Dokumente kommentiert oder freigegeben werden, Termine erinnert oder Daten mit dem ERP System abgeglichen oder automatisch verbucht und im DMS archiviert werden.

 

4. überwachen und optimieren

Das Workflow Management System liefert dabei stets einen Überblick über den Stand der einzelnen Aufgaben. Es liefert eine der Analyse des Ablaufs und es erinnert und überwacht die einzelnen Aufgaben.

 

Welche Arbeitsabläufe kann ich mit einem Workflow abbilden?

Routineaufgaben, wie die Bestellung von Produkten, Dokumentenfreigabe, Ferienbewilligungen, Rechnungsprüfung oder der Einstellungsprozess, bei welchen mehrere Mitarbeitende involviert sind und welche sich regelmässig wiederholen, eignen sich bestens um sie zu automatisieren! Denn damit spart sich das gesamte Team viel Zeit und Nerven beim Nachhaken.

Produktbestellungen automatisieren

Macht ein Kunde eine Bestellung im Online Shop, wird per Workflow automatisch im ERP System eine Rechnung erstellt und dem Kunden per E-Mail versendet. Die Mitarbeitenden im Lager erhalten eine Meldung über den Bestellungseingang und wenn sie den Ausgang der Ware quittieren, erhält der Kunde eine Benachrichtigung über den Warenversand. Auf Wünsch kann die Versandbestätigung des Kunden zudem über ähnliche Produkte oder artverwandten Produktgruppen informieren.

 

Dokumente freigeben

Durch den Einsatz von Workflows kann das Überprüfen, Freigeben und Archivieren von Dokumenten deutlich vereinfacht und automatisiert werden. Die Autoren der Dokumente können informiert werden, sobald das Dokument freigegeben wurde. Alle Abläufe zwischen dem Erstellen eines Dokuments und der Veröffentlichung für eine Gruppe oder andere Mitarbeiter lassen sich somit automatisieren —, ohne dass eine einzige Seite ausgedruckt werden muss!

 

Digitale Rechnungsprüfung

Durch die digitale Rechnungsprüfung mit digitaler Signatur entfällt der Ausdruck und die Übergabe von Papierpost im Unternehmen! Vollständig automatisiert können die Rechnungen den betreffenden Mitarbeitenden zur Freigabe zugestellt, im ERP System verbucht und im DMS archiviert werden. Ist ein Mitarbeitender krank oder in den Ferien, lassen sich Vertreterregeln und Eskalationsstufen ebenfalls automatisieren.

 

Bewerbungen automatisieren

Wenn eine Stelle im Unternehmen frei wird, kann der Vorgesetzte und die Personalabteilung durch den Einsatz von Workflows eine Stellenbeschreibung freigeben. Danach erfolgt automatisch die Stellenausschreibung auf der Webseite. Worauf Bewerber ihre Unterlagen elektronisch einreichen. Die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen erhalten diese Unterlagen, können Bewerbungsgespräche planen und den Bewerber im positiven Fall einstellen.

 

Ferienanträge automatisieren

Mit Workflows lassen sich Arbeitsabläufe für Ferienanträge sehr einfach automatisieren: Eine Bestätigung oder Ablehnung kann gar automatischen versendet werden und die Genehmigung durch Vorgesetzte kann über Workflows deutlich vereinfacht werden.

 

Alle Funktionen des Workflow Managers im Überblick

 

Postkorb

Zuweisung von Aufgaben an Benutzer oder Gruppen

Postkorb

Alle User haben jederzeit übersichtlich geordnet Zugriff auf zu bearbeitende, zu überwachende oder erledigte Vorgänge

Regeln

Regelbasierte Entscheidungen automatisieren

Regeln

if/then/else/while steuern Vorgänge dynamisch aufgrund von Daten und Zuständen.

Erweiterungen

Unlimitierte Integration von Anwendungen

Erweiterungen

Einbindung von ERP-Systemen, Zugriff auf Datenbanken, aber auch Zugriff auf den Vorgangsmanager von aussen.

Reporting

Übersichten und Auswertungen exportieren

Reporting

Fällige, überfällige, aktive oder abgeschlossene Vorgänge; Einfache Kontrolle und Reporting.

 

 

 

Der Workflowmanager (Basis) ist ohne zusätzliche Kosten im Standardumfang von Kendox InfoShare enthalten. Individuelle Benutzerdialoge und Web Services erfordern das Lizenzmodul Workflowmanager Plus.

 

Kendox Workflowmanager Flyer
Kendox_Vorgangsmanager.pdfKendox_Vorgangsmanager.pdf