Die KENDOX Workflow Management App zur Automatisation von administrativen Prozessen

Produktbestellungen automatisieren

Macht ein Kunde eine Bestellung im Online Shop, wird per Workflow automatisch im ERP System eine Rechnung erstellt und dem Kunden per E-Mail versendet. Die Mitarbeitenden im Lager erhalten eine Meldung über den Bestellungseingang und wenn sie den Ausgang der Ware quittieren, erhält der Kunde eine Benachrichtigung über den Warenversand. Auf Wünsch kann die Versandbestätigung des Kunden zudem über ähnliche Produkte oder artverwandten Produktgruppen informieren.

Dokumente freigeben

Durch den Einsatz von Workflows kann das Überprüfen, Freigeben und Archivieren von Dokumenten deutlich vereinfacht und automatisiert werden. Die Autoren der Dokumente können informiert werden, sobald das Dokument freigegeben wurde. Alle Abläufe zwischen dem Erstellen eines Dokuments und der Veröffentlichung für eine Gruppe oder andere Mitarbeiter lassen sich somit automatisieren —, ohne dass eine einzige Seite ausgedruckt werden muss!

Digitale Rechnungsprüfung

Durch die digitale Rechnungsprüfung mit digitaler Signatur entfällt der Ausdruck und die Übergabe von Papierpost im Unternehmen! Vollständig automatisiert können die Rechnungen den betreffenden Mitarbeitenden zur Freigabe zugestellt, im ERP System verbucht und im DMS archiviert werden. Ist ein Mitarbeitender krank oder in den Ferien, lassen sich Vertreterregeln und Eskalationsstufen ebenfalls automatisieren.

Bewerbungen automatisieren

Wenn eine Stelle im Unternehmen frei wird, kann der Vorgesetzte und die Personalabteilung durch den Einsatz von Workflows eine Stellenbeschreibung freigeben. Danach erfolgt automatisch die Stellenausschreibung auf der Webseite. Worauf Bewerber ihre Unterlagen elektronisch einreichen. Die verantwortlichen Mitarbeiter im Unternehmen erhalten diese Unterlagen, können Bewerbungsgespräche planen und den Bewerber im positiven Fall einstellen.

Ferienanträge automatisieren

Mit Workflows lassen sich Arbeitsabläufe für Ferienanträge sehr einfach automatisieren: Eine Bestätigung oder Ablehnung kann gar automatischen versendet werden und die Genehmigung durch Vorgesetzte kann über Workflows deutlich vereinfacht werden.