Die KENDOX Scanning Software zur Digitalisierung von Dokumenten, Belegen, QR Rechnungen & Lieferscheinen

Dokumente scannen und archivieren
KENDOX SCAN Software

KENDOX SCAN ist die komfortable Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente stapelweise zu digitalisieren, weiterzuverarbeiten oder zu archivieren. Die Scanning Software kann Dokumente trennen, klassifizieren, Informationen auslesen, das Dokument automatisch verschlagworten, die Informationen an ERP-Programme weiterleiten oder volltextfähige PDF-Dateien für die Textsuche im Archiv erstellen. Mit der Scan Lösung von KENDOX können ganze Dokumentenstapel in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden.

Scanning Software zum Scannen von Dokumenten

 

Papierdokumente stapelweise scannen, archivieren und weiterverarbeiten

Sind die Profile für die automatische Indexierung konfiguriert und die Software verbunden, können Papierdokumente mit einem OEC-Scanner stapelweise erfasst, geordnet und automatisch weiterverarbeiten werden. Lassen Sie beispielsweise Lieferanten-Rechnungen verschlagworten, einer Projekt-Akte zuordnen, digital visieren, von Ihrem ERP-System verbuchen und zur Bezahlung freigeben – alles voll-automatisch, ohne dass Sie ein Dokument ausdrucken, etwas von Hand unterschreiben oder manuell buchen müssen!

 

1. Scannen

Scannen der Dokumente mittels OCR-Scanner (Optical Character Recognition), Swiss QR Code Reader, Multifunktionsgerät oder einlesen von Dateien von einer Harddisk.

 

2. Indexieren

Manuelle Indexierung an einem PC oder/und automatische Erkennung von Strich-Codes (Barcodes), Seitentrenn-Codes (PAtch-Codes), Texten (OCR-Technologie) und Formularen.

 

3. Speichern

Ablage der eingelesenen Dateien inklusive Index-Datei auf dem lokalen Dateisystem oder gesetzeskonformen elektronischen Archiv und Verlinkung mit dem ERP-Programm.

 

4. Weiterverarbeiten

Übergabe der Dateien an einen Workflow Manager, Erstellung volltextfähiger PDF Dateien (searchable PDF) oder Visierung durch eine digitalen Signatur.

 

Dokumente, Rechnungen und Belege komfortabel digitalisieren und archivieren

Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege scannen

Spezielle Filter erlauben der Scananwendung, die geläufigsten Dokumenttypen (Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege) selbst zu erkennen und automatisch zu indexieren. Auf diese Weise können Dokumente schnell und ordnungsgemäß beschlagwortet und abgelegt werden. Je nach Scanner können bis zu 360 Seiten pro Minute erfasst werden.

 

QR Code Rechnung einlesen

Manche ERP Systeme wie PROFFIX bieten eine App, um QR Code Rechnungen zu scannen. Wir empfehlen aber den Swiss QR Code Scanner mit OCR-Texterkennung, damit die Volltextsuche im KENDOX Archiv funktioniert und Sie über die Eingabe von Stichworten schnell alle PDF-Rechnungen durchsuchen können.

 

Barcode & Text-Erkennung (OCR)

Zentrale Elemente von Kendox SCAN sind die frei konfigurierbaren Profile, in denen sämtliche Regeln und Einstellungen für die Erkennung der eingescannten Dokumente hinterlegt werden. Diese Einstellungen reichen von der Barcode- oder OCR-Erkennung über flexible Seitentrennung, Formular- und Freiformerkennung bis hin zu individuellen Anbindungen von Datenbanken für das automatische Bestimmen von Indexwerten.

 

KENDOX SCAN ist die ideale Lösung für die gesetzeskonforme Archivierung

KENDOX SCAN eignet sich für jede Art von Unternehmen, die sich entscheiden, regelmässig geschäftsrelevante Dokumente gesetzeskonform digital abzulegen. Durch die Anbindung an verschiedene Archivierungs- und Workflow-Systeme können diese Dokumente jederzeit aufgerufen und nach Wunsch neu geordnet werden. Dadurch gehören lange Suchzeiten in Aktenordnern der Vergangenheit an.

 

Alle Funktionen der Scanning Lösung von KENDOX im Überblick

 

Stapelscanning

Stapelbasiertes Scannen von Dokumenten

Stapelscanning

Frei konfigurierbare Profile zur Festlegung der Einstellungen für eine automatische Erkennung

Barcode / OCR

Erkennung von Strichcodes & Text (OCR)

Barcode / OCR

Automatische Indexierung von Dokumenten durch Strichcodes und OCR möglich

Formulare

Erkennungsmodul für Formulare, UID, IBAN, ESR

Formulare

Unterstützt Formulare, Ankertexte, Freitexte, UID-Nummer, IBAN und ESR

Durchsuchbare PDF

Erstellt volltextfähige PDF Dateien

Durchsuchbare PDF

Voll standardisierte PDF-Dokumente für Volltextsuche im Archiv

 

 

Als eigenständige oder integrierte Scanning Software

KENDOX SCAN ist ein Bestandteil der KENDOX InfoShare Produktfamilie, kann aber auch als eigenständige Scan Lösung unabhängig von der KENDOX Archiv Software in anderen Systemumgebungen eingesetzt werden.

 

Kendox SCAN Flyer
Kendox_SCAN.pdfKendox_SCAN.pdf